去年大水灾毁大量官方文件 档案局派员助抢救修复

修复耗时费用高

谈起这次“拯救”文件的过程中所面对的挑战时，嘉化西迪表示，其一是必须确保受灾区已退水，同时长时间浸泡在水中的记录，因为沾泥情况严重，难以清洁，加上人数有限，因此过程十分耗时。

至于修复受损文件的所需时间，他表示，这取决于受灾的记录数量和损坏程度。

他指出，修复记录所涉及的费用很高，因此该局选择替代方案，例如在处理材料时以报纸替代纸板、硬纸，以加速文件的修复过程和节省成本。

去年大水灾

80%官方记录无法修复

根据国家档案局的“公共领域记录管理指南”，水灾是损坏档案记录的其中一个灾害，嘉化西迪预估，经历去年的大水灾后，约80%受损的官方记录无法修复，仅20%的文件得以修复。

“当团队前往乌鲁冷岳地区的政府办公室和诊所时，发现当地政府机构，面对文件档案完全损坏的问题。我们也派员到其他地区例如文冬的诊所，部分受灾诊所受到水灾影响，文件记录沾满污泥，无法补救。”

无论如何，他表示，官员都会尽全力修复文件。

他表示，若政府机构的数据和资料使用电子设备储存，水灾对档案的影响就不大，不会造成档案完全损坏或不见。

他指出，根据2003年国家档案局第25条文阐明，除非取得总监书面许可，否则任何公务员都不得摧毁或授权摧毁在某人保管或控管下的政府记录。

无法修复申请销毁许可

“水灾属于灾害，当我们做好鉴定相关记录的工作后，受灾机构可向国家档案局总监申请特别许可销毁记录，意即有关记录已无法修复，例如沾满泥浆的纸张，这就是程序。”

他以受灾的雪州发展机构（PKNS）子公司为例，该公司因文件存放在沙亚南低漥地，大部分文件受损无法修复，因此档案局给予特别许可，批准该单位销毁相关记录。

“如果受损记录有修复的机会，就必须依照程序分阶段进行基本修复处理，例如清洁、烫平、晾干和使用吹风机弄干等方法。”

询及去年年杪受损文件的具体数量时，嘉化西迪说，该局目前尚无法鉴定具体文件受损的数量。

他表示，根据旅游、艺术及文化部秘书长拿督威拉诺扎里早前发表的声明指出，约1000万份政府文件及档案受损，而档案局将在水灾结束后，进行评估以取得准确数据。

公共领域管理记录指南供参考

除了到访受灾区指导政府办公室的公务员，嘉化西迪指出，该局也推出了“公共领域管理记录指南”，说明政府办公室保存和修复受灾记录的方法，以及如何进行灾害风险分析。

根据档案局提供的指南，政府办公室必须准备一份记录灾害行动计划（PTBR），以应对任何灾害和紧急情况，其中一项措施是根据可能发生的灾害种类进行风险分析。

指南指出，会造成文件损坏的灾害包括水灾、火灾、害虫、蓄意破坏、水管漏水、大雨和电流中断等。

嘉化西迪指出，实际上上述指南不仅是针对公务员，公众、私人企业也可以通过该局官网（http://www.arkib.gov.my）下载该指南，学习保存文件记录的方法。

到淡小示范修复过程

国家档案局日前在保存及复印术组主任祖拜达旺哈伦的带领下，一行人到访位于雪州的Ladang Mary淡小，向该校师生示范修复受灾档案的过程。

这所位于Mary园丘的微型小学，每年在雨季时都会经历大大小小的水灾，去年年杪发生水灾时，该校部分重要文件因此被浸湿，因此向档案局求助。

在档案局任职21年的祖拜达受访时指出，去年年杪发生的水灾，是她任职以来，继2014年后所经历的第二次严重水灾。

祖拜达也提到，只要文件浸湿的程度不严重，就有机会被修复。

3方法修复文件

“若文件档案湿的范围小或属于潮湿的情况，政府机构和民众可通过3种方法修复文件，使用的方法取决于文件损坏程度。”

她指出，其中一种档案局经常使用的修复法是晾干法，即首先弄湿文件，使用软刷清洁有沾泥的文件，然后将修复的文件拎起来晾干。

第二种方法是，当文件或书籍面对的损坏程度不是特别严重，比如只是潮湿或微湿，则建议使用烫斗或吹风机。

她表示，第三种方法则适用于厚本书籍，即让修复的书本站立起来，而不是躺平，为了加速弄干，书本内页可使用报纸隔开，防止发霉，产生臭味。

她提醒，修复文件需要具备一定耐心，尤其是处理柔软的纸张时，以便不丢失纸张的重要内容，可以供人清楚阅读。

方法（一）

方法（二）

方法（三）

视频：

记录灾难行动计划（灾前预防措施和准备）

为避免因水管漏水/水灾而造成记录损坏，政府办公室应注意的事项如下：

• 确保水管没有经过档案室。

• 确保定期维修水管/水道、屋顶漏水、任何损坏及不足之处。

• 确保记录没有置放在地上或建筑物底层。

• 确保排水系统正常运作且在需要时可用。

• 安装可检测水存的警报系统。

• 保存记录在箱子或容器内，以减少水损坏的影响。

• 确保建筑物的维修工作不会造成漏水，对记录造成损坏。

• 若记录因水而损坏，必需采取措施将记录弄干，以免真菌生长。

水灾后的修复工作

• 湿记录可使用风扇弄干或使用真空吸尘器吸尘。

• 如果记录湿的部分是小范围，只需要进行风干。

• 如果记录全湿则，必需进行晾干及风干。

• 如果记录沾泥，在弄干、风干或冻干之前，必需让水流入记录表层，进行清洁。

• 如果湿的记录量过多，在进行修复工作之前，记录必需放进冰箱进行冻干。

• 需要冻干的记录事前必需使用塑料袋包装或绑在塑料袋内。

• 弄干记录的工作必需在阴凉、干爽及清洁的地方进行。

• 避免温度及湿度上升，以免造成菌类及真菌生长。

• 若需要吸收水分可使用除湿机。

保存纸本记录的注意事项

• 切勿用水或任何其他溶液材料清洁记录，此举将导致灰尘粘满在文件/记录表面，难以清洁。

• 有灰尘的文件/记录必需及时使用真空吸尘器吸尘清洁，若文件/记录仍处在湿/潮湿的情况，则需要等干后才能进行清洁。

• 建议使用高效微粒过滤的真空吸尘器。

• 使用低设定的真空吸尘器或较小塑料管插入主管，以减少吸力。

• 切勿使用刷子，并确保真空吸尘器不直接在档案/记录表面上吸尘。

• 在打开折叠物品比如书籍前，必须清洁外部表面。

• 使用干洗海绵清洁档案两边页面。

• 为去除多余废物，可小心使用“煤烟海绵”（Span Jalaga）， 将海绵切成小块，以便在脏表面上更容易使用，肮脏的海绵表面可切除，以便在干净的表面上重复使用。

• 若有很多潮湿的文件/记录不能在短时间内修复，将会导致真菌生长。为解决此问题，可使用塑料袋包装文件/记录（确保厚度仅在1至2厘米），放进冰箱冷冻，当需要修复时，可重新取出文件进行修复。

知多一点

大马国家档案局

国家档案局于1957年12月1日成立，前身为公共记录办公室，于1963年开始被命名为“大马国家档案局”。

国家档案局的目标包括通过执行2003年国家档案局法令，提高公务员对档案管理的效率和觉醒；取得具有保存价值的档案资料，按照作为参考资料及遗产原则和标准进行收存；及通过宣导计划让档案资料社会化，提高社会对国家历史的认识及促成国人的身分认同。