去年大水災毀大量官方文件 檔案局派員助搶救修復

修復耗時費用高

談起這次“拯救”文件的過程中所面對的挑戰時，嘉化西迪表示，其一是必須確保受災區已退水，同時長時間浸泡在水中的記錄，因為沾泥情況嚴重，難以清潔，加上人數有限，因此過程十分耗時。

至於修復受損文件的所需時間，他表示，這取決於受災的記錄數量和損壞程度。

他指出，修復記錄所涉及的費用很高，因此該局選擇替代方案，例如在處理材料時以報紙替代紙板、硬紙，以加速文件的修復過程和節省成本。

去年大水災

80%官方記錄無法修復

根據國家檔案局的“公共領域記錄管理指南”，水災是損壞檔案記錄的其中一個災害，嘉化西迪預估，經歷去年的大水災後，約80%受損的官方記錄無法修復，僅20%的文件得以修復。

“當團隊前往烏魯冷嶽地區的政府辦公室和診所時，發現當地政府機構，面對文件檔案完全損壞的問題。我們也派員到其他地區例如文冬的診所，部分受災診所受到水災影響，文件記錄沾滿汙泥，無法補救。”

無論如何，他表示，官員都會盡全力修復文件。

他表示，若政府機構的數據和資料使用電子設備儲存，水災對檔案的影響就不大，不會造成檔案完全損壞或不見。

他指出，根據2003年國家檔案局第25條文闡明，除非取得總監書面許可，否則任何公務員都不得摧毀或授權摧毀在某人保管或控管下的政府記錄。

無法修復申請銷燬許可

“水災屬於災害，當我們做好鑑定相關記錄的工作後，受災機構可向國家檔案局總監申請特別許可銷燬記錄，意即有關記錄已無法修復，例如沾滿泥漿的紙張，這就是程序。”

他以受災的雪州發展機構（PKNS）子公司為例，該公司因文件存放在沙亞南低漥地，大部分文件受損無法修復，因此檔案局給予特別許可，批准該單位銷燬相關記錄。

“如果受損記錄有修復的機會，就必須依照程序分階段進行基本修復處理，例如清潔、燙平、晾乾和使用吹風機弄乾等方法。”

詢及去年年杪受損文件的具體數量時，嘉化西迪說，該局目前尚無法鑑定具體文件受損的數量。

他表示，根據旅遊、藝術及文化部秘書長拿督威拉諾扎裡早前發表的聲明指出，約1000萬份政府文件及檔案受損，而檔案局將在水災結束後，進行評估以取得準確數據。

公共領域管理記錄指南供參考

除了到訪受災區指導政府辦公室的公務員，嘉化西迪指出，該局也推出了“公共領域管理記錄指南”，說明政府辦公室保存和修復受災記錄的方法，以及如何進行災害風險分析。

根據檔案局提供的指南，政府辦公室必須準備一份記錄災害行動計劃（PTBR），以應對任何災害和緊急情況，其中一項措施是根據可能發生的災害種類進行風險分析。

指南指出，會造成文件損壞的災害包括水災、火災、害蟲、蓄意破壞、水管漏水、大雨和電流中斷等。

嘉化西迪指出，實際上上述指南不僅是針對公務員，公眾、私人企業也可以通過該局官網（http://www.arkib.gov.my）下載該指南，學習保存文件記錄的方法。

到淡小示範修復過程

國家檔案局日前在保存及複印術組主任祖拜達旺哈倫的帶領下，一行人到訪位於雪州的Ladang Mary淡小，向該校師生示範修復受災檔案的過程。

這所位於Mary園丘的微型小學，每年在雨季時都會經歷大大小小的水災，去年年杪發生水災時，該校部分重要文件因此被浸溼，因此向檔案局求助。

在檔案局任職21年的祖拜達受訪時指出，去年年杪發生的水災，是她任職以來，繼2014年後所經歷的第二次嚴重水災。

祖拜達也提到，只要文件浸溼的程度不嚴重，就有機會被修復。

3方法修復文件

“若文件檔案溼的範圍小或屬於潮溼的情況，政府機構和民眾可通過3種方法修復文件，使用的方法取決於文件損壞程度。”

她指出，其中一種檔案局經常使用的修復法是晾乾法，即首先弄溼文件，使用軟刷清潔有沾泥的文件，然後將修復的文件拎起來晾乾。

第二種方法是，當文件或書籍面對的損壞程度不是特別嚴重，比如只是潮溼或微溼，則建議使用燙鬥或吹風機。

她表示，第三種方法則適用於厚本書籍，即讓修復的書本站立起來，而不是躺平，為了加速弄乾，書本內頁可使用報紙隔開，防止發黴，產生臭味。

她提醒，修復文件需要具備一定耐心，尤其是處理柔軟的紙張時，以便不丟失紙張的重要內容，可以供人清楚閱讀。

方法（一）

方法（二）

方法（三）

視頻：

記錄災難行動計劃（災前預防措施和準備）

為避免因水管漏水/水災而造成記錄損壞，政府辦公室應注意的事項如下：

• 確保水管沒有經過檔案室。

• 確保定期維修水管/水道、屋頂漏水、任何損壞及不足之處。

• 確保記錄沒有置放在地上或建築物底層。

• 確保排水系統正常運作且在需要時可用。

• 安裝可檢測水存的警報系統。

• 保存記錄在箱子或容器內，以減少水損壞的影響。

• 確保建築物的維修工作不會造成漏水，對記錄造成損壞。

• 若記錄因水而損壞，必需採取措施將記錄弄乾，以免真菌生長。

水災後的修復工作

• 溼記錄可使用風扇弄乾或使用真空吸塵器吸塵。

• 如果記錄溼的部分是小範圍，只需要進行風乾。

• 如果記錄全溼則，必需進行晾乾及風乾。

• 如果記錄沾泥，在弄乾、風乾或凍幹之前，必需讓水流入記錄表層，進行清潔。

• 如果溼的記錄量過多，在進行修復工作之前，記錄必需放進冰箱進行凍幹。

• 需要凍乾的記錄事前必需使用塑料袋包裝或綁在塑料袋內。

• 弄乾記錄的工作必需在陰涼、乾爽及清潔的地方進行。

• 避免溫度及溼度上升，以免造成菌類及真菌生長。

• 若需要吸收水分可使用除溼機。

保存紙本記錄的注意事項

• 切勿用水或任何其他溶液材料清潔記錄，此舉將導致灰塵粘滿在文件/記錄表面，難以清潔。

• 有灰塵的文件/記錄必需及時使用真空吸塵器吸塵清潔，若文件/記錄仍處在溼/潮溼的情況，則需要等幹後才能進行清潔。

• 建議使用高效微粒過濾的真空吸塵器。

• 使用低設定的真空吸塵器或較小塑料管插入主管，以減少吸力。

• 切勿使用刷子，並確保真空吸塵器不直接在檔案/記錄表面上吸塵。

• 在打開摺疊物品比如書籍前，必須清潔外部表面。

• 使用乾洗海綿清潔檔案兩邊頁面。

• 為去除多餘廢物，可小心使用“煤煙海綿”（Span Jalaga）， 將海綿切成小塊，以便在髒表面上更容易使用，骯髒的海綿表面可切除，以便在乾淨的表面上重複使用。

• 若有很多潮溼的文件/記錄不能在短時間內修復，將會導致真菌生長。為解決此問題，可使用塑料袋包裝文件/記錄（確保厚度僅在1至2釐米），放進冰箱冷凍，當需要修復時，可重新取出文件進行修復。

知多一點

大馬國家檔案局

國家檔案局於1957年12月1日成立，前身為公共記錄辦公室，於1963年開始被命名為“大馬國家檔案局”。

國家檔案局的目標包括通過執行2003年國家檔案局法令，提高公務員對檔案管理的效率和覺醒；取得具有保存價值的檔案資料，按照作為參考資料及遺產原則和標準進行收存；及通過宣導計劃讓檔案資料社會化，提高社會對國家歷史的認識及促成國人的身分認同。