張惟越 | 共管樓宇年會不好辦

還有，大會通知書：

12（1） 召開大會的通知書需得提前至少14天傳遞給各個業主；

12（2）每份通知書需包括以下各項細節：

1. 會議地點，日期與時間；
2. 每一項需要在該會議決議的決議案；
3. 把通知書傳遞給每一位有表決權的業主，並通知其可親自或委任代理人出席會議投票表決。

12（3）如舉辦的是年度大會，第（2）項的通知書裡，需得附上：

1. 上一屆年度大會的會議記錄副本；
2. 經過特性會計師審計的會計審核報告副本，和
3. 具體的說明，在該年度大會上需決議的任何決議案。

12（4）業主不可在該大會提呈決議案，除非

1. 大會通知書，以按照第12條列傳遞大會通知書；或
2. 該動議是為了修正以在通知書裡所發出的動議。

為了確保，該年會符合合規的通知條款，聯合管理處就得郵遞3,134份年會通知書。

5位數的郵寄成本

根據，馬來西亞郵局的掛號信的單位價格，每一份掛號信的郵寄低價就是RM3.10起跳了。

3134 份乘以 RM3.10 等於 RM9715.40

如果舉辦的是年度大會，按照2013年分層管理法令，第2列表中，第12條文的需求，主辦當局需得附上：

1. 上一屆年度大會的會議記錄副本，估計10張A4紙；
2. 經過特性會計師審計的會計審核報告副本，估計20張A4紙；
3. 年會的通知書，代理人委任書，動議案表格和管理委員的推薦書（各一張A4紙）；

注：每張A4紙的重量大約5公克，每份A4信的重量大約15公克

所有按照規格需要準備的文件紙張加起來大約34張A4紙張，重量大約170公克，再加上信封的重量，每一份大會的通知郵件的重量已達185公克左右，這已經超過了掛號信附上的20公克，所以主辦當局需再另行購買RM1的郵票。

計算到這裡，單單把郵件寄出的郵件，其郵費成本已達單件RM4.10左右了。

3134個個別單位乘以RM4.10 郵費，郵費成本已達5位數——RM12849.40。

這還未納入紙張的印刷成本，購置紙張的成本，工作人員的薪水（Over Time不納入計算）。這次年會共需要34張紙，乘以3134個個別單位，等於106556張，加上印刷成本加上紙張成本是每頁RM0.06，文件成本106556張乘以RM0.06，等於 RM6393.36。

對，沒錯，印刷成本RM6393.36加上郵費RM12849.40 等於 RM19242.76，請注意這是沒有納入印刷期間的小錯誤，即無損失的情況的成本哦。

筆者呼籲官方單位，請正視這寄送郵件的成本，畢竟共管樓宇乃非營利機構，不按照律法規格發大會通知書，業主可挑戰並廢除該內會。但是每次管理處按規格花費5位數的成本發出大會通知書，換來的出席者卻低於5%而已，加上數碼技術越來方便，家家戶戶通常都有個常用的電郵賬號，為何不立法修正第144條文，把電郵也納入正規的通知管道呢？

英語原文：

S144. Any notice or order required to be served on any person under this Act may be served and shall be deemed to have been served on that person by serving a copy of such notice or order

1. personally;
2. by registered post addressed to the last-known address of business, parcel or residence of the person to be served; or
3. by attaching the notice or order at a prominent part of the last-known address of business, parcel or residence of the person to be served.

Notice of general meeting

12. (1) At least fourteen days’ notice of any general meeting shall be given to every proprietor.

(2) Every notice for a general meeting shall include but not be limited to the following:
(a) the place, date and time for the meeting;
(b) each proposed resolution to be considered at the meeting; and
(c) a notification to each proprietor of his voting rights and that he may vote in person or by proxy at the meeting.

(3) In the case of an annual general meeting, the notice in subparagraph (2) shall also—

(a) be accompanied by a copy of the minutes of the last annual general meeting;
(b) be accompanied by a copy of the audited accounts together with the auditor’s report on the accounts of the management corporation; and
(c) specify any other matters to be considered at the meeting.

(4) No motion shall be submitted at a general meeting unless—

(a) notice of the motion has been given in accordance with this paragraph; or
(b) the motion is a motion to amend a motion of which notice has been so given.