张惟越 | 共管楼宇年会不好办

还有，大会通知书：

12（1） 召开大会的通知书需得提前至少14天传递给各个业主；

12（2）每份通知书需包括以下各项细节：

1. 会议地点，日期与时间；
2. 每一项需要在该会议决议的决议案；
3. 把通知书传递给每一位有表决权的业主，并通知其可亲自或委任代理人出席会议投票表决。

12（3）如举办的是年度大会，第（2）项的通知书里，需得附上：

1. 上一届年度大会的会议记录副本；
2. 经过特性会计师审计的会计审核报告副本，和
3. 具体的说明，在该年度大会上需决议的任何决议案。

12（4）业主不可在该大会提呈决议案，除非

1. 大会通知书，以按照第12条列传递大会通知书；或
2. 该动议是为了修正以在通知书里所发出的动议。

为了确保，该年会符合合规的通知条款，联合管理处就得邮递3,134份年会通知书。

5位数的邮寄成本

根据，马来西亚邮局的挂号信的单位价格，每一份挂号信的邮寄低价就是RM3.10起跳了。

3134 份乘以 RM3.10 等于 RM9715.40

如果举办的是年度大会，按照2013年分层管理法令，第2列表中，第12条文的需求，主办当局需得附上：

1. 上一届年度大会的会议记录副本，估计10张A4纸；
2. 经过特性会计师审计的会计审核报告副本，估计20张A4纸；
3. 年会的通知书，代理人委任书，动议案表格和管理委员的推荐书（各一张A4纸）；

注：每张A4纸的重量大约5公克，每份A4信的重量大约15公克

所有按照规格需要准备的文件纸张加起来大约34张A4纸张，重量大约170公克，再加上信封的重量，每一份大会的通知邮件的重量已达185公克左右，这已经超过了挂号信附上的20公克，所以主办当局需再另行购买RM1的邮票。

计算到这里，单单把邮件寄出的邮件，其邮费成本已达单件RM4.10左右了。

3134个个别单位乘以RM4.10 邮费，邮费成本已达5位数——RM12849.40。

这还未纳入纸张的印刷成本，购置纸张的成本，工作人员的薪水（Over Time不纳入计算）。这次年会共需要34张纸，乘以3134个个别单位，等于106556张，加上印刷成本加上纸张成本是每页RM0.06，文件成本106556张乘以RM0.06，等于 RM6393.36。

对，没错，印刷成本RM6393.36加上邮费RM12849.40 等于 RM19242.76，请注意这是没有纳入印刷期间的小错误，即无损失的情况的成本哦。

笔者呼吁官方单位，请正视这寄送邮件的成本，毕竟共管楼宇乃非营利机构，不按照律法规格发大会通知书，业主可挑战并废除该内会。但是每次管理处按规格花费5位数的成本发出大会通知书，换来的出席者却低于5%而已，加上数码技术越来方便，家家户户通常都有个常用的电邮账号，为何不立法修正第144条文，把电邮也纳入正规的通知管道呢？

英语原文：

S144. Any notice or order required to be served on any person under this Act may be served and shall be deemed to have been served on that person by serving a copy of such notice or order

1. personally;
2. by registered post addressed to the last-known address of business, parcel or residence of the person to be served; or
3. by attaching the notice or order at a prominent part of the last-known address of business, parcel or residence of the person to be served.

Notice of general meeting

12. (1) At least fourteen days’ notice of any general meeting shall be given to every proprietor.

(2) Every notice for a general meeting shall include but not be limited to the following:
(a) the place, date and time for the meeting;
(b) each proposed resolution to be considered at the meeting; and
(c) a notification to each proprietor of his voting rights and that he may vote in person or by proxy at the meeting.

(3) In the case of an annual general meeting, the notice in subparagraph (2) shall also—

(a) be accompanied by a copy of the minutes of the last annual general meeting;
(b) be accompanied by a copy of the audited accounts together with the auditor’s report on the accounts of the management corporation; and
(c) specify any other matters to be considered at the meeting.

(4) No motion shall be submitted at a general meeting unless—

(a) notice of the motion has been given in accordance with this paragraph; or
(b) the motion is a motion to amend a motion of which notice has been so given.