有讀者提問:“公司的賬簿與單據都被火燒了,如何報稅?如何讓稅務官員審查?”
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保存妥善的記錄是很重要,它可以方便納稅人更完善地處理他們的稅務。在1967年所得稅法令下,凡是做生意的人都必須保存適當的記錄。
保存記錄的工作包括:一、為所有生意交易準備足夠的記錄;二、維持整年的記錄;三、記錄保留至適當的年期。
●記錄與賬簿需保存多久?
保存妥善的記錄是一項良好的經營方法,因為:一、記錄的資料幫助納稅人瞭解其業務的進展;二、當納稅人需要填寫所得稅申報表格時,一切資料垂手可得;三、當內陸稅收局挑選納稅人進行稅務審查時,如果資料齊全,審查工作將快速與順利地進行。
記錄和賬簿必須從取得有關生意收入的日曆年份結束時開始,保存期為7年。不過如果納稅人對估稅提出上訴,則有關的記錄和賬簿必須保留到上訴了結為止。
●生意和私人戶頭須分開
納稅人需要保存足夠的記錄以計算他的收入與開支和證實他的賬目。
納稅人應該保存的一般生意記錄包括以下:
1.全盤賬目
記錄一切的生意交易、收支
2.發票、單據、收據及其他文件
核對賬簿的入賬項目
3.針對銀行結單
i.全部的銀行月底結單或儲蓄簿必須保存。這些文件是關於存入銀行的生意款項與支出開銷。
ii.生意和私人戶頭應該分開。如果為了某個原因不能為生意業務開設個別戶頭,應保存記錄以辨別生意用途的交易。
納稅人可從參考稅收局所發佈的手冊與公共條例中獲取保存記錄的指南。
以下是關於記錄保存的公共條例和指南:
i.公共條例4/2000:保存充足的記錄(有限公司及合作社)(修正版);
ii.公共條例5/2000:保存充足的記錄(個人與合夥)(修正版);
iii.公共條例6/2000:保存充足的記錄(有限公司、合作社或個人以外的人士)(修正版)。
●賬目被燒,不必報稅?
賬簿與單據被燒,並不代表一了百了,不必報稅。基本上,納稅人須重新建構(Reconstruct)其損益表(Profit & LossAccount)與資產負債表(Balance Sheet)。
資料哪兒找?關於營業額,納稅人可以要求銀行重新打印每個月的結存單(Bank Statement),向大客戶要求複印發票(Invoice)等。關於購貨,納稅人可以要求供應商,補發發票。關於開銷,納稅人也可向主要供應商要求發票或月結單等。銀行月結單能詳細的讓納稅人提供很多商業交易資料。
●別讓稅收局為你估稅
此外,納稅人應該用其最佳估計(Best Estimate)來計算一些無法找到資料的收入或開銷。消拯局發出的火災報告,警察投報書和保險公司賠償報告(財物損失清單)都是有利的證據。
在1967年所得稅法令下,如果納稅人不報稅,稅收局總監有權力應用其最佳的判斷來決定納稅人應繳付多少稅額。
此外,針對任何估稅年,當稅收局總監認為,未對任何一名納稅人做出估稅或足夠的估稅,總監可以在該估稅年或該估稅年期滿的5年內。根據最佳的判斷,向該名納稅人做出一項估稅或額外估稅。
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