张惟越 | 新手出任管理委员第一要务是什么？

笔者建议您：

1. 先买一本2013年分层管理法令；
2. 打开它，并阅读

A）如果是联合管理机构

第21条文，联合管理机构的职务与权力（Section 21, duties and powers of joint management body）

与

第15条文，发展商与联合管理机构的交接（Section 15, handing over by developer to the joint management body）

B）如果是管理机构

第59条文，管理机构的职务与权力（Section 59, duties and powers of management corporation）

与

第55条文，管理机构权力交接（Section 55, handing over of control to management corporation）

3. 管理委员相互了解

根据笔者的观察，新手委员经常面对会议没有效率，进度缓慢的难题。2013年分层管理法令对共管楼宇的裁决方案是以“少数服从多数”投票进行表决，所以管理委员并无独裁权。而每一次的委员会议记录都需要公开在布告板让业主跟进了解。  

但是，为何管理委员会议却经常以漫长、无决策、无方向收场呢？

这是因为会议重点不清晰，所以讨论才无法达成共识，要裁决的事物不能获得多数的同意票而导致的，结果就是执行团队没有明确的方向去执行职务。

建议学习”时间管理“

笔者建议管理委员去学习“时间管理”。

有绩效的委员会议都是建立在妥善的事前筹备的。每一次的会议必须有所裁决，这样职员才能获得明确的指示去执行任务，而执行团队需要优先或是事前收集数据充分的资料，方可方便委员做决定。

每一次的会议，会议主席发挥着至关重要的作用。他不能让讨论在没有尽头的圆圈里空耗，继续进行下去只是燃烧大家宝贵的生命而已。主席必须是敏锐的，他必须让团队把注意力集中在痛点，把讨论拉回轨道。但是如果脱轨的是主席呢？那么其它的委员，特别是秘书应该即刻阻止他，并重新引导讨论重点。

勿多个会议同时进行

还有一个经常出现的问题就是“多个会议同时进行”！

如果一场会议里有多个委员，个别讨论其它课题，这对管理是没有帮助的，主席得出面制止！

我们建议主席尝试有礼貌地告诉他们，在会议期间要注意，而不是用私人的谈话来扰乱会议的进度，因这有可能会拖延该会议，而导致很重要的信息被忽略，严重的就是导致会议变得毫无效率。

一个常见的个案：没有获得足够资料的维修报价单。

每当资讯不足，报价单不明确的情况下，主席更应该直接停止该项目的讨论，因大家都做不到决策。

在这种情况下很难期待委员下决定，这时候持续讨论该项目只会拖延，最终陷入瘫痪的恶性循环，最后就是没有行动来改善。确保会议绩效的重任就落在主席的肩膀上。

果断裁决 适当行动

记得，结果来自行动力，果断裁决，适当的行动，是非常重要的！

还有不要太心急地在一次会议中挤进太多课题，这是不好且没有效率的做法。有效率的会议，主席需要知道小组讨论要优先考虑哪些课题。某些小课题不需要特意在会议中讨论。次要的问题或是决策可以通过电子邮件解决。

笔者建议会议需“重裁决，轻形式”，重点是决策要出来。一个典型的议程如下：

1. 主席宣布开幕；

2. 阅读上一次的会议记录；

3. 财务报告；

4. 问题/进度报告；

5. 任何其他事项；

6. 主席结束 。

如果可以，时间不要超过2小时。

记得，效率才是王道。