張惟越 | 新手出任管理委員第一要務是什麼？

筆者建議您：

1. 先買一本2013年分層管理法令；
2. 打開它，並閱讀

A）如果是聯合管理機構

第21條文，聯合管理機構的職務與權力（Section 21, duties and powers of joint management body）

與

第15條文，發展商與聯合管理機構的交接（Section 15, handing over by developer to the joint management body）

B）如果是管理機構

第59條文，管理機構的職務與權力（Section 59, duties and powers of management corporation）

與

第55條文，管理機構權力交接（Section 55, handing over of control to management corporation）

3. 管理委員相互瞭解

根據筆者的觀察，新手委員經常面對會議沒有效率，進度緩慢的難題。2013年分層管理法令對共管樓宇的裁決方案是以“少數服從多數”投票進行表決，所以管理委員並無獨裁權。而每一次的委員會議記錄都需要公開在佈告板讓業主跟進了解。  

但是，為何管理委員會議卻經常以漫長、無決策、無方向收場呢？

這是因為會議重點不清晰，所以討論才無法達成共識，要裁決的事物不能獲得多數的同意票而導致的，結果就是執行團隊沒有明確的方向去執行職務。

建議學習”時間管理“

筆者建議管理委員去學習“時間管理”。

有績效的委員會議都是建立在妥善的事前籌備的。每一次的會議必須有所裁決，這樣職員才能獲得明確的指示去執行任務，而執行團隊需要優先或是事前收集數據充分的資料，方可方便委員做決定。

每一次的會議，會議主席發揮著至關重要的作用。他不能讓討論在沒有盡頭的圓圈裡空耗，繼續進行下去只是燃燒大家寶貴的生命而已。主席必須是敏銳的，他必須讓團隊把注意力集中在痛點，把討論拉回軌道。但是如果脫軌的是主席呢？那麼其它的委員，特別是秘書應該即刻阻止他，並重新引導討論重點。

勿多個會議同時進行

還有一個經常出現的問題就是“多個會議同時進行”！

如果一場會議裡有多個委員，個別討論其它課題，這對管理是沒有幫助的，主席得出面制止！

我們建議主席嘗試有禮貌地告訴他們，在會議期間要注意，而不是用私人的談話來擾亂會議的進度，因這有可能會拖延該會議，而導致很重要的信息被忽略，嚴重的就是導致會議變得毫無效率。

一個常見的個案：沒有獲得足夠資料的維修報價單。

每當資訊不足，報價單不明確的情況下，主席更應該直接停止該項目的討論，因大家都做不到決策。

在這種情況下很難期待委員下決定，這時候持續討論該項目只會拖延，最終陷入癱瘓的惡性循環，最後就是沒有行動來改善。確保會議績效的重任就落在主席的肩膀上。

果斷裁決 適當行動

記得，結果來自行動力，果斷裁決，適當的行動，是非常重要的！

還有不要太心急地在一次會議中擠進太多課題，這是不好且沒有效率的做法。有效率的會議，主席需要知道小組討論要優先考慮哪些課題。某些小課題不需要特意在會議中討論。次要的問題或是決策可以通過電子郵件解決。

筆者建議會議需“重裁決，輕形式”，重點是決策要出來。一個典型的議程如下：

1. 主席宣佈開幕；

2. 閱讀上一次的會議記錄；

3. 財務報告；

4. 問題/進度報告；

5. 任何其他事項；

6. 主席結束 。

如果可以，時間不要超過2小時。

記得，效率才是王道。