业主大会新闻资料

简

ADVERTISEMENT

ADVERTISEMENT

VIP文

张惟越 | 新手出任管理委员第一要务是什么？

有绩效的委员会议都是建立在妥善的事前筹备的。每一次的会议必须有所裁决，这样职员才能获得明确的指示去执行任务，而执行团队需要优先或是事前收集数据充分的资料，方可方便委员做决定。马来西亚共管楼宇的管理者是透过一年一度召开的业主大会，并由出席的法定投票人，一人一票的方式公开遴选的业主代表，即管理委员。按照2013年分层管理法令的条文，出席年会的法定投票人可先定下委员人数，然后投票遴选合适的业主出任管理委员。议程如下：如果您出席共管楼宇的年会，您将不难发现，遴选委员这项议程所需要的时间通常都蛮长的，这是为何呢？因为管理委员是义务服务，没入息，还耗时间与精力。所以，共管楼宇的管理委员极大可能是在半推半就的情况下被群众推上去的。如果该年会是因为前任管理委员无法呈报会计审计报告，面对群众讨伐的压力后被推翻，这也是笔者特别强调的一点。笔者特别提醒，身为自愿服务的管理委员，您没有领取任何一分薪金，义务地服务大家，而共管楼宇的管理不是商业活动，它是非盈利为核心的住家管理，而且就是因为非盈利，所以有两件事非常重要！ 1）交接账目务必明明白白； 2）传承自己务必清清白白。唯有清白之身，您才有话语权，您的话才有公信力，街坊才会敬重您的人品。完整的交接，好处多多，希望新手委员多放些心思。当您半推半就地被群众推上了管理委员这位置，您需要做些什么呢？ [vip_content_start] 笔者建议您： A）如果是联合管理机构第21条文，联合管理机构的职务与权力（Section 21, duties and powers of joint management body）与第15条文，发展商与联合管理机构的交接（Section 15, handing over by developer to the joint management body） B）如果是管理机构第59条文，管理机构的职务与权力（Section 59, duties and powers of management corporation）与第55条文，管理机构权力交接（Section 55, handing over of control to management corporation）根据笔者的观察，新手委员经常面对会议没有效率，进度缓慢的难题。2013年分层管理法令对共管楼宇的裁决方案是以“少数服从多数”投票进行表决，所以管理委员并无独裁权。而每一次的委员会议记录都需要公开在布告板让业主跟进了解。但是，为何管理委员会议却经常以漫长、无决策、无方向收场呢？这是因为会议重点不清晰，所以讨论才无法达成共识，要裁决的事物不能获得多数的同意票而导致的，结果就是执行团队没有明确的方向去执行职务。建议学习”时间管理“ 笔者建议管理委员去学习“时间管理”。有绩效的委员会议都是建立在妥善的事前筹备的。每一次的会议必须有所裁决，这样职员才能获得明确的指示去执行任务，而执行团队需要优先或是事前收集数据充分的资料，方可方便委员做决定。每一次的会议，会议主席发挥着至关重要的作用。他不能让讨论在没有尽头的圆圈里空耗，继续进行下去只是燃烧大家宝贵的生命而已。主席必须是敏锐的，他必须让团队把注意力集中在痛点，把讨论拉回轨道。但是如果脱轨的是主席呢？那么其它的委员，特别是秘书应该即刻阻止他，并重新引导讨论重点。勿多个会议同时进行还有一个经常出现的问题就是“多个会议同时进行”！如果一场会议里有多个委员，个别讨论其它课题，这对管理是没有帮助的，主席得出面制止！我们建议主席尝试有礼貌地告诉他们，在会议期间要注意，而不是用私人的谈话来扰乱会议的进度，因这有可能会拖延该会议，而导致很重要的信息被忽略，严重的就是导致会议变得毫无效率。一个常见的个案：没有获得足够资料的维修报价单。每当资讯不足，报价单不明确的情况下，主席更应该直接停止该项目的讨论，因大家都做不到决策。在这种情况下很难期待委员下决定，这时候持续讨论该项目只会拖延，最终陷入瘫痪的恶性循环，最后就是没有行动来改善。确保会议绩效的重任就落在主席的肩膀上。果断裁决适当行动记得，结果来自行动力，果断裁决，适当的行动，是非常重要的！还有不要太心急地在一次会议中挤进太多课题，这是不好且没有效率的做法。有效率的会议，主席需要知道小组讨论要优先考虑哪些课题。某些小课题不需要特意在会议中讨论。次要的问题或是决策可以通过电子邮件解决。笔者建议会议需“重裁决，轻形式”，重点是决策要出来。一个典型的议程如下： 1. 主席宣布开幕； 2. 阅读上一次的会议记录； 3. 财务报告； 4. 问题/进度报告； 5. 任何其他事项； 6. 主席结束。如果可以，时间不要超过2小时。记得，效率才是王道。

2年前

VIP文

VIP文

张惟越 | 动用储备金需业主大会表决吗？

多数的业主总认为如果管理层要动用储备金，不是管理委员说了算，而是需获得年会或特别会议表决通过才行。其实不是哦！按照2013年分层管理法令的设定是管理委员（management committee），而不是业主。共管楼宇的资金动用权一直都是具有争议性的课题。身为共管楼宇管理服务者，笔者希望提醒业主们动用储备金（Sinking Fund）需知。到底什么时候才可以动用储备金？答：这是市场多数人的认知误差之一！多数的业主总认为如果管理层要动用储备金，不是管理委员说了算，而是需获得年会或特别会议表决通过才行。其实不是哦！按照2013年分层管理法令的设定是管理委员（management committee），而不是业主。管理委员只需要透过合法的委员会议，并透过一人一票的投票表决后获得基础多数票（simple majority）即可动用储备金于（a）至（e）授权的项目。 [vip_content_start] 不过，基于管理委员只不过是区区的最少3位至最多14位民选管理委员而已，每每动用楼宇的储备金时如果不以透明化的操作方案，很容易被诟病并导致流言蜚语不断。故市场常见的做法就是管理委员透过年会或特别会议动议储备金的使用项目，并争取业主们的认可后才动用储备金。这样的处理方案可在避免黑箱操作的同时获得民意，让储备金的运用更能满足多数人的需求。而且街坊邻里也有参与感，可提升整个社区的和谐共处度。请详细阅读以下的律法条文：按照ACT757，2013年分层管理法令第24条文的第2副条文，储备金账户应仅用于满足关于下列事项之实际或预期资本支出（The sinking fund account shall be used solely for the purposes of meeting the actual or expected capital expenditure in respect of the following matters）： a) 用于共管楼宇或共用资产的部分或整栋楼重新粉刷 the painting or repainting of any part of the common property; b) 购置或添置或替代损耗在共用设备与产业使用的可移动性资产（家具或运动设备） the acquisition of any movable property for use in relation to the common property; c) 更新或更换任何在共用产业的固定装置或配件 the renewal or replacement of any fixture or fitting comprised in any common property; d) 共用财产的升级和翻新 the upgrading and refurbishment of the common property; e) 任何联合管理机构认为需要的其他资本支出 any other capital expenditure as the joint management body deems necessary. 律法原文如下： Section 24 Joint management body to establish sinking fund account (2) The sinking fund account shall be used solely for the purposes of meeting the actual or expected capital expenditure in respect of the following matters: (a) the painting or repainting of any part of the common property; (b) the acquisition of any movable property for use in relation to the common property; (c) the renewal or replacement of any fixture or fitting comprised in any common property; (d) the upgrading and refurbishment of the common property; or (e) any other capital expenditure as the joint management body deems necessary. 还有， Section 51 developer to establish sinking fund account in the name ofmanagement corporation (2) The sinking fund account shall be used solely for the purposes of meeting the actual or expected capital expenditure necessary in respect of the following matters: (a) the painting or repainting any part of the common property which is a building or other structure; (b) the acquisition of any movable property for use in relation to the common property; (c) the renewal or replacement of any fixtures or fittings comprised in any common property and any movable property vested in the management corporation; (d) the upgrading and refurbishment of the common property; and (e) any other capital expenditure as the management corporation deems necessary. 最后，呼吁业主在开炮发飙之前，请先认清楚自己的律法权限，不要因流言蜚语就跟着大队发飙，这对楼宇的维修维护是毫无帮助的哦。市场的惯用章程则是将该项目推去年度会议（AGM）让业主表决，或遇到紧急的抢修项目时，就召开特别大会（EGM）让业主参与决策，一起表决。这固然是好事，但是每一次举办年会都需要时间、人力、物力等大前提。关键性的维护工程也可能因流程所需的时间而导致严重的延误，故请思虑清楚再决定如何办才能把伤害降到最低。毕竟共管楼宇，大家居住在同一个屋檐下共享楼宇的设备与资源，笔者认为和谐才是王道。相信没人希望自己居住的家，闹哄哄的争执不断。

2年前

VIP文